ВНИМАНИЕ: аналогичная статья по 1С ЗУП 3.1 (3.0) — ЗДЕСЬ

Здравствуйте, рад снова приветствовать Вас на страницах блога zup1c. В этой статье я продолжу обзор основных возможностей программного продукта 1с ЗУП. Сегодня в рамках серии статей «Инструкция по 1с ЗУП для начинающих» мы рассмотрим настройку и формирование отражения начисленной зарплаты в бухучете в 1с зуп. Также расскажу о выгрузке сформированных сведений в программу «1С Бухгалтерия». Напомню, что ранее были представлены возможности в кадровом учете, в расчете и выплате заработной платы, а также о расчете и уплате страховых взносов. Перечень всех материалов этой серии представлен ниже:

• Кадровый учет;
• Расчет зарплаты;
• Выплата заплаты;
• Расчет и уплата страховых взносов;
• Бухучет зарплаты и выгрузка в 1С Бухгалтерия;
• Формирование регламентированной отчетности (4-ФСС, РСВ-1, НДФЛ);
• Работа с печатными формами 1С (Расчетные листки, Табель, Расчетная ведомость и др.).

Бухучет зарплаты

Обратите внимание, что  сегодняшняя статья хронологически идет после расчета страховых взносов. Это не случайно. Формирование бухгалтерских проводок в 1с зуп необходимо делать после расчета страховых взносов, чтобы были учтены проводки, относящиеся к 69 счетам.

Итак, для ведения бухучета зарплаты в 1с зуп используется специализированный документ «Отражение зарплаты в регламентированном учете». Доступ к списку этих документов можно получить на закладке «Бухучет» рабочего стола программы. Создадим документ, который будет отражать начисленную зарплату и страховые взносы за Январь 2014 года. В документе кроме месяца начисления никакие поля больше заполнять не надо. Для заполнения документа необходимо нажать кнопку «Заполнить».

Как вы можете видеть из рисунка, программа сформировала проводки по страховым взносам (69 счета), по заработной плате (26 счета) и по НДФЛ (68 счет). По счету 26 были сформированы проводки в разрезе сотрудников организации.

В табличной части этого документа есть три закладки: проводки, основные начисления и дополнительные.На закладке «Проводки» вы можете видеть непосредственно проводки с аналитикой. Кстати саму таблицу можно редактировать и вручную, но настоятельно рекомендую этого не делать, а до последнего пытаться настроить автоматическое формирование проводок. Для этого в программе есть широкие возможности настроек, о них я расскажу чуть позже.

На закладках «Основные начисления» и «Дополнительные начисления» вы можете просмотреть перечень начислений сделанных сотрудникам в этом месяце. Из этих данных собственно и были сформированы проводки. При этом если на одной из этих закладок изменить, например, номер счета и нажать кнопку «Сформировать проводки» (не путайте с большой кнопкой «Заполнить»), то обновятся данные и на закладке «Проводки» в соответствии со сделанными изменениями.

Мне кажется у Вас уже возник вопрос, а что делать если требуется отражать затраты на заработную плату не на 26, а на какой то другой счет. Для 1с зуп это не проблема. Программа имеет обширные возможности для настройки отражения по счетам.

По-умолчанию (как в нашем случае) программа относит все затраты на 26 счет «Общехозяйственные расходы». Предположим, что нам необходимо использовать 25 счет «Общепроизводственные расходы» для всей организации. Для этого откроем форму редактирования сведений о нашей организации (Предприятие -> Организации) и на закладке «Бухучет зарплаты» нажмем «Задать бухучет зарплаты для организации». Откроется окно, в котором необходимо выбрать шаблон проводки.

Нажмем кнопочку «Добавить» и появится строка, в которой надо выбрать шаблон проводки из справочника «Способы отражения зарплаты в регламентированном учете»:

По умолчанию в справочнике есть ряд шаблонов, но нет подходящего для нас. Поэтому создадим новый шаблон. Нажмем кнопку добавить (зеленый плюсик) и в открывшейся форме редактирования зададим поля, как показано на рисунке.

Обратите внимание на то, что поле аналитики «Подразделение» я оставил не заполненным. Заполнять здесь его не требуется, поскольку при формировании проводок в документе «Отражение зарплаты в регламентированном учете» программа автоматически подставляет значение подразделения, в котором получает доход сотрудник. Для нашего примера это не существенно поскольку в организации лишь одно подразделение.

Итак, создав этот шаблон, нам необходимо его выбрать в окне «Бухучет зарплаты сотрудников организации Альфа». Также в этом окне необходимо указать дату, с которой будет действовать данный способ отражения для организации – 01.01.2014.

После этого откроем документ «Отражения зарплаты в регламентированном учете» и нажав кнопку «Заполнить» переформируем таблицу.

Обратите внимание, что счет учета затрат изменился на 25 и для отражения затрат по зарплате (70) и затрат по страховым взносам (69).

Только что мы с Вами указали новый шаблон для отражения зарплаты по всей организации. Но то же самое можно делать и отдельно для каждого подразделения. Часто бывает, что в крупных организациях затраты на зарплату сотрудников в разных подразделениях учитываются на разных счетах. И в этом вопросе нам поможет 1с зуп. Давайте откроем форму редактирования данных о подразделении (Предприятие -> Подразделения организации). В этой форме также есть закладка «Бухучет зарплаты». Как мы видим, сейчас там указан шаблон, выбранный нами чуть ранее для всей организации.

Нажав на ссылку «Задать бухучет зарплаты сотрудников подразделения» мы увидим такое же окно, как и чуть ранее. В этом окне можно указать другой шаблон (например отразив затраты на 20 счете для какого то подразделения). Нам это не требуется, поскольку у нас лишь одно подразделение.

Также в 1с зуп можно выбирать способ отражения персонально:

•  можно задать распределение сумм начисленной зарплаты в процентном соотношении между различными шаблонами проводок с помощью документа «Ввод распределения основного заработка сотрудников организации».
• для вида расчета в его настройках,
• для конкретного сотрудника с помощью документа «Учет основного заработка сотрудников организации»,

• для отдельных видов начисления конкретных сотрудников с помощью документа «Ввод сведений о регламентированном учете плановых начислений сотрудников организации»,

Итак, мы сформировали проводки. Теперь всю эту информацию необходимо перенести в программу бухгалтерского учета. Если Вы используете для ведения бухучета 1С:Бухгалтерия, тогда можно воспользоваться встроенным механизмом выгрузки документа «Отражение зарплаты в регламентированном учете».

Для начала необходимо включить такую возможность в «Настройках программы» (Сервис -> Настройка программы). Выбираем в качестве программы бухучета «Бухгалтерия предприятия редакция 2.0». Режим выгрузки установим «Сводно по сотрудникам», у нас организация маленькая и не требуется излишняя детализация. Галочку «Разрешить выгрузку данных по НДФЛ и страховым взносам» устанавливать не будем», так как отчетность мы будем формировать и сдавать из «зарплаты» (об этом уже в следующем выпуске).

Жмем «Принять» для сохранения настроек. Все вышеописанные настройки вы можете видеть на рисунке.

Для выгрузки бухгалтерских данных из 1с зуп в бухгалтерскую программу есть специальная форма. Итак, в программе «Зарплата и Управление Персоналом» откройте обработку «Выгрузка данных в бухгалтерскую программу» (Сервис -> Обмен данными -> Выгрузка данных в бухгалтерскую программу). В обработке необходимо указать следующие параметры:

• организация, по которой выгружается документ;
• «период» — благодаря этому полю отбираются документы «Отражение зарплаты в регламентированном учете», дата которых попадает в указанный диапазон;
• «файл данных» — путь к папке, где будет храниться файл в формате xml. В этот файл и будут выгружены данные из документа «Отражение зарплаты в регламентированном учете»;
• Объекты выгрузки – галочку поставим только напротив «Отражение зарплаты в регламентированном учете», больше нам ничего выгружать не надо.

Для выгрузки нажимаем «Выполнить».

Теперь перейдем в программу бухгалтерского учета. Перед тем как выполнить загрузку данных необходимо в программе «1С: Бухгалтерия» проверит правильность настроек. Для этого в «1С: Бухгалтерия» откройте «Настройку параметров учета» (Предприятие -> Настройка параметров учета) и на закладке «Расчеты с персоналом» убедиться, что расчет по заработной плате ведется во внешней программе и что аналитический учет ведется сводно по всем сотрудникам.

Для загрузки данных из xmlфайла необходимо открыть специальное окно (Сервис -> Обмен данными с «1С:Зарплата и Управление Персоналом» -> Загрузка данных). В этом окне требуется указать только путь к файлу и нажать «Выполнить».

В результате в «1с: Бухгалтерия» будет создан документ «Отражение зарплаты в регламентированном учете» аналогичный тому, что есть в зуп. Этот документ можно найти на закладке «Зарплата и кадры» рабочего стола программы. При загрузке данных из xml файла этот документ автоматически создается, записывается и делает проводки.

Это всё, что мне хотелось сегодня Вам рассказать. В следующей статье этой серии мы рассмотрим подготовку и отправку регламентированной отчетности.

Чтобы узнать первыми о новых публикациях вступайте в группы в социальных сетях, где все материалы также регулярно публикуются:

• Telegram-канал zup1c.ru;
• Вконтакте;
• YouTube канал.