Здравствуйте уважаемые посетители сайта zup1c. Сегодня мы поговорим о типовом механизме переноса данных из 1С ЗУП редакции 2.5 в 1С ЗУП редакции 3.1. Я пошагово расскажу о так называемом рекомендованном (кратком) переносе данных, покажу как он выполняется. Подробно рассмотрим документы, в которые выполняется перенос данных: такие как «Начальная штатная расстановка», «Периоды, оплаченные до начала эксплуатации», «Начальная задолженность по зарплате», «Переносы данных». Посмотрим, где находятся эти документы и структуру перенесенных данных. Также я остановлюсь на некоторых особенностях этого переноса, которые следует учесть при обработке перенесенной информации.

Сразу замечу, что в данной статье я буду рассматривать процесс переноса данных на начало года. Состав переносимых данных при переносе на середину года немного отличается и подробно я об этом рассказываю в другой публикации (доступна ЗДЕСЬ). Но даже если Вы планируете делать перенос на середину года, то я рекомендую изучить сначала текущую статью, а затем публикацию про перенос данных на середину года, поскольку там я лишь дополняю сведения, изложенные здесь.

Читайте также:

Серия статей с подробным пошаговым описанием 1С ЗУП 3:

• Часть 1: Начальные настройки 1С ЗУП 3 и Учетная политика
• Часть 2: Прием на работу нового сотрудника, настройки для нового сотрудника, Штатное расписание
• Часть 3: Расчет зарплаты. Регистрация невыходов, межрасчетные и плановые начисления (удержания)
• Часть 4: Выплата зарплаты
• Часть 5: Учет исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ. Вычеты
• Часть 6: Расчет и уплата страховых взносов
• Часть 7: Отражение зарплаты в бухучете

Начальная настройка программы при переносе данных из ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1

Ниже Вы можете посмотреть видео и прочитать статью, где я подробно разбираю эту тему, но напомню, что если Вы хотите всегда оставаться в курсе обновлений 1С ЗУП, а также узнавать различные хитрости работы с этой программой, то очень рекомендую вступить в ПРОФКЛУБ 1С ЗУП 3. Здесь Вы сможете присутствовать на ежемесячном разборе всех изменений в 1С ЗУП 3, получать ответы на Ваши вопросы по ведению учета в течение месяца, а также получать продуктивное общение с лекторами и коллегами.

Итак, для начала пошагово разберем, как же выполняется перенос данных из одной программы в другую. При запуске новой пустой базы ЗУП редакции 3.1 нам предлагается на начальной странице программы выполнить ее настройку. Здесь мы можем выбрать необходимый нам вариант переноса данных. Т.е. мы можем либо загрузить данные из прежней программы, либо начать с «Чистого листа». Для нашего примера устанавливаем переключатель Перенести данные из программы «1С: Зарплата и управление персоналом 8», редакция 2.5. Нажимаем кнопку «Далее».

На следующем шаге будет предложен список всех баз, установленных на компьютере и в нем необходимо выбрать ту информационную базу, из которой мы хотим выполнить перенос данных. У меня эта база называется ЗУП 2.5 (перенос 2). Здесь стоит сразу отметить, что база редакции 2.5 должна иметь определенный релиз. В данном случае перенос данных возможен из релиза не ниже 2.5.114.1, о чем указано в помощнике (подробно о том, как самостоятельно обновить 1С можете почитать в статье Как обновить конфигурацию 1с самостоятельно). У меня это соблюдено.

Если у вас в ЗУП редакции 2.5 есть, какие-то пользователи и задан для них пароль, то следует эту информацию внести в соответствующие поля. У меня пользователей в ЗУП 2.5 отдельно не создавалось, поэтому я оставляю поля пустыми. Нажимаем кнопку «Далее».

На следующем шаге необходимо выбрать вариант переноса данных. Для этого перейдем по ссылке «Настройка». В открывшемся окне будут предложены два варианта переноса данных. Краткий рекомендованный вариант, который я хочу рассмотреть в этой статье, выбран в программе по умолчанию. Это вариант — Использовать новые возможности кадрового учета и начислениязарплаты. Здесь описано, что он из себя представляет. Если же Вы хотите выбрать полный вариант переноса, то это уже нужно указать самостоятельно, то есть переустановить переключатель (этот способ будет рассмотрен в отдельной статье).

Далее в специальное поле добавим месяц, с которого учет будет вестись в новой редакции. Перенос можно производить в любой месяц года, но перед этим необходимо закрыть предыдущий месяц в редакции 2.5, произвести все начисления и выплаты на дату переноса. Я в этой статье рассмотрю вариант, когда мы переносим информацию на начало года, т.е. выбираю месяц начала эксплуатации Январь 2017. Но ещё раз оговорюсь, что возможен перенос данных и в середине года. Нажимаем кнопку «Далее».

На следующем шаге, мы уже можем запустить сам процесс переноса данных. Нажимаем кнопку «Загрузить данные». Перенос информации занимает некоторое время, его длительность зависит от объема переносимых данных.

По завершению процесса переноса мы увидим соответствующую надпись – Перенос данных прошел успешно.

Далее нам потребуется просмотреть перенесенную информацию.

Проверка перенесенных данных в журнале документов «Данные на начало эксплуатации» в ЗУП 3.1

Итак, первая группа документов, которая нас будет интересовать, находится в разделе меню Главное в журнале документов «Данные на начало эксплуатации».

Здесь присутствуют три типа документов:

• Начальная задолженность по зарплате;
• Начальная штатная расстановка;
• Периоды, оплаченные до начала эксплуатации.

Разберем более подробно каждый из этих документов.

Перенесенные данные из ЗУП 2.5 в документ «Начальная штатная расстановка» ЗУП редакции 3.1

Самым главным и основным является документ Начальная штатная расстановка, поскольку именно в него переносятся срез данных о текущих сотрудниках организации. Т.е. в этот документ переносятся на месяц начала эксплуатации (в нашем случае Январь 2017) сведения обо всех работающих сотрудниках. Данные об уволенных работниках сюда не попадают.

В табличной части этого документа представлена следующая информация: ФИО сотрудника, вид занятости, дата приема на работу, подразделение, в котором трудиться работник и занимаемая должность. Переносятся в программу также и сами элемент справочников Подразделения и Должности, посмотреть их мы сможем в разделе Настройка. В колонку «Зарплата» документа «Начальная штатная расстановка» переносится информация о действующих плановых начислениях сотрудника. Здесь я хотел бы обратить Ваше внимание, что переносятся не только поставляемые (предопределенные) виды начисления, такие как Оплата по окладу, но и, например, вид начисления Премия процентом, который я создал в программе ЗУП 2.5 самостоятельно и назначил сотруднику в плановом порядке. В справочнике «Основные начисления организации» в ЗУП 2.5 первоначально такого вида начисления не было.

Такого рода плановые начисления также переносятся в программу ЗУП 3.1 и попадают в справочник Начисления.

Особенность этого переноса заключается еще и в том, что какие-то «разовые начисления», т.е. такие начисления, которые не были назначены в плановом порядке сотрудникам на момент переноса, и те, которые начислялись разово, в ЗУП 3.1 переноситься не будут. Например, в моей базе ЗУП 2.5, данные из которой переносились в ЗУП 3.1, есть сотрудник Семенов А.Б. и ему в августе 2016 года выплачивалась разовая премия в сумме 10 000 рублей. Для этой выплаты в ЗУП 2.5 был создан специальный вид начисления – Разовая премия.

Подобного рода виды начислений из справочника Основные начисления организации (ЗУП 2.5) в справочник Начисления ЗУП 3.1 не переносятся. Поэтому, если у вас есть, какие-то разовые начисления, которые вы периодически используете, то их придется создавать заново в ручную в программе ЗУП 3.1.

Также, в документ Начальная штатная расстановка переносится информация о варианте выплаты сотрудникам аванса. В ЗУП 2.5 используются два способа выплаты аванса, это Фиксированной суммой и Расчетом за первую половину месяца. Если сотруднику была задана, какая-то фиксированная сумма выплаты аванса (в программе ЗУП 2.5, это делается, напомню, в справочнике Сотрудники), то эта же сумма перенесется в ЗУП 3.1 и автоматически будет выбран вариант выплаты «Фиксированной суммой».

Если же фиксированная сумма в 2.5 не была указана, то при переносе программа предполагает, что такому сотруднику следует установить вид аванса расчетом за первую половину месяца, который в ЗУП 3.1 и устанавливается.

Но в программе ЗУП 3.1 появился еще один способ выплаты аванса – Процентом от тарифа. В 2.5 такого варианта не было. Поэтому если вы решили использовать этот способ выплаты аванса сотруднику или нескольким сотрудникам, то можно непосредственно в документе Начальная штатная расстановка установить данный вариант и указать процент, который будет применяться с начала эксплуатации программы.

В документ Начальная штатная расстановка также переносятся Графики работы сотрудников, и информация об остатках по отпускам на начало эксплуатации. В окне «Информация по отпускам для сотрудника…» отображаются две таблицы, в нижней части которой детализируются остатки отпусков по рабочим годам, т.е. в разрезе каждого года фиксируются остатки отпусков, которые затем суммируются и попадают в верхнюю таблицу.

В нижней части таблицы у нас может быть не одна строка, а несколько, если остаток складывается из нескольких рабочих лет.

Довольно часто при переносе данных у клиентов я сталкиваюсь с тем, что учет остатков отпусков в ЗУП 2.5 велся не совсем корректно. Поэтому довольно удобно сразу просмотреть и поправить остатки отпусков в документе Начальная штатная расстановка.

Хочу обратить ваше внимание, у сотрудницы Семеновой Т.В.в колонке «Зарплата» плановые начисления не указаны. Дело в том, что по условию моего примера она находится в отпуске по уходу за ребенком, поэтому плановые начисления и не перенеслись, но был выполнен перенос документа Отпуск по уходу за ребенком, в который подгрузились все необходимые данные для расчета пособия. Никакой информации дополнительно здесь вручную вносить не требуется, документ полностью перенесен из программы ЗУП 2.5.

Также, стоит отметить, что после такого краткого рекомендованного переноса данных мы не увидим в ЗУП 3.1 кадровых документов, таких как прием на работу, кадровый перевод, увольнения и т.д. У нас, еще раз повторюсь, переносится срез текущих работающих сотрудников в документ «Начальная штатная расстановка», но сами кадровые документы мы в ЗУП 3.1 не увидим. Поэтому если требуется посмотреть какие-то кадровые документы или что-то распечатать, то желательно базу ЗУП 2.5 сохранить.

Перенесенные данные из ЗУП 2.5 в документ «Периоды, оплаченные до начала эксплуатации» ЗУП 3.1

Документ «Периоды, оплаченные до начала эксплуатации» предназначен для таких ситуаций, когда сотруднику было введено и рассчитано какое-то отсутствие в месяце, в котором учет велся еще в ЗУП 2.5 и это же отсутствие продолжается в том месяце, когда учет начинаем вести уже в ЗУП 3.1. В моем примере, сотруднику Петрову С.И., в декабре 2016 г. был оформлен основной отпуск, который заканчивается 16.01.2017 г. Само начисление и выплата отпускных произведены в декабре, но отсутствовать сотрудник еще будет и в январе 2017 г. Именно для таких случаев и разработан документ «Периоды, оплаченные до начала эксплуатации», в который подгрузились сведения об отсутствии сотрудника с даты начала эксплуатации программы, по дату окончания отпуска. В моем примере, это период с 01.01.2017 г. по 16.01.2017 г. Эта информация будет учтена при начислении зарплаты за январь.

Также при таком кратком переносе из ЗУП 2.5 переносится информация о действующих плановых удержаниях с сотрудников. Например, с Семенова А.Б. в ЗУП 2.5 удерживались алименты по исполнительному листу. При переносе в ЗУП 3.1 эти данные подгрузились в журнал Алименты и другие удержания (раздел Зарплата). Документ Исполнительный лист перенесся полностью со всеми установленными параметрами для удержания и соответственно будет учтен при начислении зарплаты в ЗУП 3.1 с момента ввода в эксплуатацию.

В программу ЗУП 3.1 перенеслись сведения и о применяемых вычетах при расчете НДФЛ, их мы можем увидеть в журнале документов Заявления на вычеты (раздел Налоги и взносы).

Теперь, после того как у нас в программу загрузились данные в выше перечисленные документы «Начальная штатная расстановка» и «Периоды, оплаченные до начала эксплуатации», а также удержания по исполнительному документу и вычеты по НДФЛ мы можем попробовать рассчитать зарплату нашим сотрудникам за январь.

Создадим документ «Начисление зарплаты и взносов» за январь 2017 г. и заполним его. Итак, плановые начисления у сотрудников подгрузились в документ и зарплата рассчиталась. У сотрудника Петрова С.И. вытеснены дни нахождения в основном отпуске, зарплата начислена только за 11 дней из 17 по норме января. На закладке «Пособия» мы видим начисленное пособие по уходу за ребенком Семеновой Т.В. На закладке «Удержания» отобразилось рассчитанное удержание по исполнительному документу у Семенова А.Б. На закладке «НДФЛ» рассчитался налог и у сотрудника Петрова С.И. при этом расчете применен вычет в размере 1 400 руб.

Перенесенные данные из ЗУП 2.5 в документ «Начальная задолженность по зарплате» ЗУП 3.1

Еще один документ, в который переносятся данные из ЗУП 2.5 о состоянии взаиморасчетов с сотрудниками на начало месяца переноса — это «Начальная задолженность по зарплате». Доступ к нему можно получить из журнала документов «Данные на начало эксплуатации» в разделе Главное, а также он присутствует в разделе Выплаты. В моем примере, в этот документ перенесся остаток не выплаченной зарплаты за декабрь, который будет выплачен в январе.

Здесь есть одна хитрая особенность, если вы в ЗУП 2.5 уже внесли документ «Зарплата к выплате» за декабрь и провели его, то данные в ЗУП 3.1 не перенесутся. Для переноса информации о задолженности по зарплате перед сотрудниками этот документ должен быть обязательно распроведен. Учитывайте эту особенность при переносе данных.

Формирование документов в журнале «Переносы данных» в ЗУП 3.1

Далее поговорим еще об одном журнале документов, в который при переносе переезжает очень важная для будущего учета информация. Он называется «Переносы данных» и находится в разделе Администрирование.

Каждый созданный при переносе документ в этом журнале в качестве номера будет иметь определенный набор символов. В нашем примере в списке присутствуют документы со следующими номерами:

• ЗП СЗО;
• ЗП СЗФСС;
• ТДК;
• РКД:
• ИЛ

Разберем каждый из этих документов и посмотрим, какая информация в них переносится.

В документы с номером ЗП СЗО переносятся сведения об отработанном времени и заработной плате сотрудников в конкретном месяце для расчета среднего заработка при начислении отпускных, командировочных, т.е. во всех документах, где рассчитывается средний заработок (кроме среднего для начислений за счет ФСС).

Разберем состав переносимой информации. Например, в ЗУП 2.5 у меня были произведены начисления сотрудникам с июля 2016 г. по декабрь 2016 г. и соответственно при переносе в ЗУП 3.1 сформировались документы ЗП СЗО с разбивкой по месяцам. Например, за июль 2016 подгрузились данные об отработанном времени сотрудников, это мы видим на вкладке Данные о времени для расчета среднего (общий).

На вкладке Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий) отображаются суммы, начисленные сотрудникам в июле 2016 г. Таким образом, на основании именно этой информации будет рассчитываться средний заработок.

Протестируем, так ли это. Оформим отпуск сотруднику Семенову А.Б. со 2 января по 5 февраля 2017 года. И мы видим, что действительно при расчете среднего заработка сотрудника использовались данные загруженные из ЗУП 2.5 в документы с номером ЗП СЗО за период с июля по декабрь 2016 года.

Рассмотрим следующий тип переносимых данных. В документы с номером ЗП СЗФСС переносятся сведения о заработке сотрудников для расчета среднего заработка при оформлении больничных листов, отпусков по уходу за ребенком и подобных начислений. Точно так же, как и в документы ЗП СЗО, сюда подгружаются данные об отработанном времени и начислениях в конкретном месяце. Еще в документ ЗП СЗФСС разработчиками добавлена вкладка Данные страхователей для расчета среднего заработка, на которой отображается информация о заработке сотрудников у предыдущих страхователей (если она в 2.5 вносилась). В моем примере, у сотрудницы Семеновой в ЗУП 2.5 были внесены сведения о заработке у предыдущих страхователей за 2014г и 2015 г. и эти данные перенеслись в ЗУП 3.1. Об учете дохода с предыдущего места работы в 1С ЗУП 3.1 читайте в этой публикации

Отдельно хочу обратить ваше внимание на то, что при кратком переносе данных мы не сможем сформировать зарплатные отчеты за предыдущий период. Сведения, перенесенные в выше перечисленные документы, используются только для расчета среднего заработка в документах Отпуск, Командировка, Больничный лист и т.п. Эти данные для формирования отчетов по зарплате не применяются. Т.е. если мы попробуем, например, сформировать «Полный свод начислений, удержаний и выплат» или «Расчетный листок» (раздел Зарплата – Отчеты по зарплате) за период до даты переноса данных в ЗУП 3, то отчеты будут пустыми. Имейте это ввиду. Сделать такие отчеты можно будет только в ЗУП 2.5, поэтому опять же повторюсь, что рекомендуется сохранить эту базу.

Продолжим дальше рассматривать, какие еще документы есть в журнале «Переносы данных».

В документ ТДК переезжает информация о заключенных трудовых договорах с сотрудниками, которая будет использоваться для формирования личной карточки Т-2. Поскольку документ Прием на работу не переносится, а именно в нем отображаются сведения о трудовом договоре, разработчики реализовали в программе создание именно такого отдельного документа — ТДК.

В документ с номером РКД переносится информация о кадровых приказах, например, в нашем случае перенеслась информация о приемах на работу. Выше я уже говорил, о том, что при переносе данных, сами кадровые документы, такие как Прием на работу, Кадровый перевод, Увольнения и т.п. не переезжают из одной программу в другую, но реестр этих документов все-таки формируется в документе Перенос данных с номером РКД. И именно на основании этих данных будет заполняться реестр приказов в карточке Т-2.

В документы с номером ИЛ переносятся сведения об удержаниях по Исполнительным листам. В моей базе ЗУП 2.5 с сентября по декабрь у сотрудника Семенова А.Б. удерживались алименты по Исполнительному листу, соответственно за каждый месяц в ЗУП 3.1 были созданы документы ИЛ с указанием удержанных сумм. Эта информация необходима и применяется в том случае, если условия в Исполнительном листе поменяются и в нем будет установлен флажок Прекратить удержание по достижению предела с указанием суммы.

Отдельно стоит отметить, что в журнал «Переносы данных» также могут загружаться данные учета НДФЛ и страховых взносов за текущий год. В моем примере таких сведений нет, т.к. перенос осуществлялся на 01.01.2017 г. Но если бы мы переносили информацию, например, на 01.04.2017 года, то тогда в журнал «Переносы данных» переехали бы данные о доходах сотрудников, а также исчисленный НДФЛ и страховые взносы, за период, начиная с января по март 2017 г.

Таким образом перенос данных можно выполнять в любой период, не обязательно с начала года. Вся необходимая информация для формирования регламентированной отчетности будет перенесена. Подробно этот вариант переноса я рассматриваю в статье Рекомендованный перенос данных из 1С ЗУП 2.5 в 1С ЗУП 3.1 на середину года.

На сегодня у меня все. Подписывайтесь на обновления блога. Всего доброго!

Читайте также:

• ВСЕ СТАТЬИ: Инструкция по 1C ЗУП редакции 3 для начинающих (пошаговое описание)

Чтобы узнать первыми о новых публикациях вступайте в группы в социальных сетях, где все материалы также регулярно публикуются:

• Telegram-канал zup1c.ru;
• Вконтакте;
• YouTube канал.