Здравствуйте уважаемые читатели блога zup1c. В ближайшие дни синоптики обещают нам по настоящему летнюю погоду, а это значит, что не за горами пора отпусков. Кто-то поедет на юга, а кому-то придется отправляться в деревни и на дачи. Но и тем и другим работодатель должен предоставить законный отпуск и выплатить отпускные на приобретение купальников, тяпок и новых газонокосилок. Собственно сегодня и пойдет речь о том, как правильно оформить опускные в программе 1С Зарплата и Управление Персоналом. Для тех, у кого ещё нет этой замечательной программы, кто пользуется для расчета зарплаты конфигурацией Бухгалтерия предприятия, есть отдельная статья Как начислять отпускные в 1С Бухгалтерия Предприятия 3.0.

В сегодняшней публикации, как и в предыдущей об особенностях расчета больничных, я вначале предложу теоретические аспекты расчета отпускные согласно нашему законодательству, а затем практические примеры расчета с интересными возможностями программы, о которых не все знают.

Так например, будет рассказано, о том как научить программу учитывать суммы по созданным пользователем видам расчетов в составе среднего заработка для отпускных. И как бонус я расскажу об одной полезной штуке, которая появилась в составе документа расчета отпускных в 1С ЗУП редакции 3.0.

Читайте также:

• Как начислять отпускные и больничные в 1С Бухгалтерия Предприятия 3.0?

См. также:

• Печать заявления на отпуск из документа «Отпуска организаций» для ЗУП 2.5 WORD;
• Остатки отпусков, ЗУП 3.0;
• Остатки отпусков по рабочим годам (детализация по месяцу), ЗУП 2.5, УПП 1.3

Как правильно рассчитывается ежегодный отпуск

Согласно трудовому кодексу РФ каждый человек, трудящийся по трудовому договору имеет право наежегодный оплачиваемый отпуск. Работодатель обязан предоставить отпуск на срок не менее 28 календарных дней в год. Дополнительные дни отпуска предоставляются для трудящихся:

• в опасных и вредных условиях (7 дней),
• имеющих особый характер работы,
• с ненормированным рабочим днем (не менее 3 календарных дней),
• трудящихся в условиях Крайнего Севера.

Работники, которые трудятся не на постоянной основе (сезонные работы или трудовые договора до 2 месяцев), имеют право на отпуск из расчета 2 дня за каждый месяц работы. Если работник трудиться по совместительству, то работодатель обязан предоставить ему ежегодный оплачиваемый отпуск одновременно с отпуском по основному месту работы.

Расчет отпускных осуществляется следующим образом:

Зарплата за расчетный период / 12 месяцев (если расчетный период 1 год) / 29,3 (среднемесячное число календарных дней) * количество календарных дней отпуска (Формула 1)

Хочу обратить ваше внимание на то, что раньше среднемесячное число календарных дней составляло 29,4 и не так давно было изменено на 29,3. Об этом я писал в Обзоре обновлений релизов 2.5.79.4 и 2.5.80 1С ЗУП.

Из формулы видно, что расчетным периодом является 12 месяцев до наступления отпуска. Если сотрудник трудится менее 12 месяцев в организации, то расчетным периодом будет количество месяцев с даты трудоустройства. Если сотрудник один из месяцев расчетного периода отработал не полностью, то формула меняется:

Зарплата за расчетный период / (кол-во полных месяцев * 29,3 (среднемесячное число календарных дней) + кол-во календарных дней в неполных месяцах) (Формула 2)

Также стоит особо отметить как рассчитывается кол-во календарных дней в неполных месяцах:

29,3 / кол-во календарных дней месяца * кол-во календарных дней, приходящихся на время, которое отработано (исключаются государственные праздники) (Формула 3)

В Зарплату за расчетный период входят начисления за расчетный период, премии начисленные в расчетном периоде, годовые премии за год предшествующий году начала отпуска, при этом не важно, в каком месяце была выплата.

Расчет ежегодного отпуска в 1С ЗУП

Для расчета ежегодного отпуска в программе 1С Зарплата и Управление Персоналом используется специализированный документ «Начисление отпуска сотрудникам организации». В этой статье мы рассмотрим непосредственный ввод расчетного документа. Однако в программе предусмотрен ввод расчетного документа и на основании кадрового документа «Отпуска организаций» с помощью встроенной обработки «Анализ неявок». Подробнее об этом механизме читайте в этой публикации.

Перейдем к примеру. Сотрудница уходит в отпуск с 28 июля 2014 года на 28 календарных дней. При этом стоит обратить внимание, что она отработала менее года, а именно 6 месяцев, и также некоторое время в расчетном периоде сотрудница по болезни не работала. При расчете будут применяться формулы 2 и 3. Давайте рассчитаем отпускные этой сотрудницы и проверим совпадет ли сумма с той, которую предоставит нам программа.

За расчетный период 6 месяцев сотрудница получила доход 118 700 :

• январь – 20 000 + 2 000 (премия процент от оклада);
• февраль – 20 000 + 2 000 (премия процент от оклада);
• март – 17 000 + 1 700 (премия процент от оклада);
• апрель – 10 909,09 +1 090,90 (премия процент от оклада);
• май – 20 000 + 2 000 (премия процент от оклада);
• июнь – 20 000 + 2 000 (премия процент от оклада).

Полных отработанных месяцев 4, так как в период с 28 марта по 14 апреля сотрудница находилась на больничном. Теперь рассчитаем количество календарных дней в неполных месяцах по формуле 3. Неполных месяцев у нас два март и апрель.

Март: 29,3 / 31 * 26 = 24,57 (я указал 26 поскольку 8 марта приходится на государственный праздник и исключается из числа отработанных календарных дней)

Апрель: 29,3 / 30 * 16 = 15,63

Ну и наконец посчитаем сумму отпускных согласно формуле 2:

118 700 / (4 * 29,3 + 24,57 + 15,63) * 28 = 754,13 * 28 = 21 115,63

Перейдем в программу и введем новый документ «Начисление отпуска сотрудникам организации». В документе требуется заполнить следующие поля:

• Организация;
• Месяц начисления – Июль 2014;
• Сотрудник – Сидорова;
• Дата начала отпуска – 28.07.2014;
• По: — 24.08.2014
• Рассчитывать средний заработок – по календарным дням;

Дата выплаты дохода – по трудовому кодексу отпускные должны быть выплачены за три дня до наступления отпуска, т.е. в этом поле должно быть 25.07.2014, но для программы важен месяц выплаты, поскольку от этого будет зависеть месяц налогового периода, на который будет отнесен НДФЛ с отпускных.

После заполнения полей жмем кнопку «Рассчитать».

Обратите внимание, что начислено 19 165,96, в то время как мы ожидали 20 581,96. Для того чтобы разобраться с возможными причинами такого расхождения предлагаю воспользоваться печатными формами документа, а именно формой «Расчет среднего основного отпуска». Кнопка печати находится в правом нижнем углу формы документа.

Обратите внимание на данные в колонке «Заработок». Программа не учла при расчете среднего суммы по виду начисления «Премия процент от оклада». Это связано с тем, что после создания этого вида расчета (его я создавал в статье Часть 2: Расчет зарплаты. Инструкция по 1с ЗУП) он не был добавлен в базу для расчета среднего заработка при начислении отпускных. Это надо делать каждый разпосле создания нового вида расчета.

Как добавить вид расчета в базу расчета среднего

Для этого используется специализированный объект конфигурации «План видов расчета», в котором есть элемент «Средний заработок». Через пункт главного меню «Операции» откройте «План видов расчета» и элемент «Средний заработок». Откроется окно «Виды заработка, учитываемые при расчете среднего заработка».

Обратите внимание, что в этом списке есть премии.

В данном случае речь идет о премиях, которые выплачиваются по итогам работы за какой-то период, ну то есть например в апреле, по итогам выпуска продукции в январе, феврале и марте. Наша премия зависит от оклада того месяца, в котором она выплачивается и поэтому мы выбираем строчку «Основной заработок». В результате откроется окошко с двумя табличными частями, в которые необходимо добавить вид расчета «Премия процент от оклада».

Нажимаем «Ок» и возвращаемся в документ «Начисление отпуска сотрудникам организации».Нажимаем опять на кнопку «Рассчитать» и получаем именно тот результат, который сами и рассчитали.

На этом можно было бы закончить, но я вкратце расскажу про остальные закладки документа и печатные формы. На закладке «Оплата» можно ознакомиться с тем на какие периоды разделяется начисленный отпуск и также увидеть НДФЛ.

На закладке «Расчет среднего заработка» увидеть детализацию учтенного дохода и рабочих дней для среднего заработка.

Что касается печатных форм, то основной можно считать форму Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

Еще один отчет, который я уже представлял это «Расчет среднего основного отпуска».

Также есть ещё два подобных отчета: «Расчет среднего дополнительного отпуска» и «Расчет среднего компенсации отпуска».

Теперь рассчитаем с помощью документа «Начисление зарплаты» оклад и премию сотрудницы за неполный месяц до 28 июля.

Как видите нам пришлось использовать два разных документов. В этой связи разработчики 1С сделали очень полезное и удобное нововведение в программе 1С ЗУП, но в уже новой её редакции 3.0. В самом документе появилась возможность рассчитать основной заработок того месяца, в котором начисляется отпуск. Это на мой взгляд очень удобно. На представленном рисунке на цифры не обращайте внимания они не совпадают с теми, что мы рассчитывали ранее.

На этом сегодня всё. Скоро будут новые интересные материалы на zup1c.

Чтобы узнать первыми о новых публикациях вступайте в группы в социальных сетях, где все материалы также регулярно публикуются:

• Telegram-канал zup1c.ru;
• Вконтакте;
• YouTube канал.