Здравствуйте, уважаемые читатели блога zup1c. Сегодняшняя статья написана по просьбе, оставленной в группе – vk.com/zup1c, в специально созданном для этого обсуждении «Предложить тему для публикации». Итак, суть вопроса: «Выгрузка (синхронизация) ЗУП 3.0 с Бухгалтерией Предприятия 3.0. Как настроить?» (продолжение сегодняшней темы здесь).

Сказать честно я уже давно обдумываю, как бы начать рассматривать новую версию 1С ЗУП 3.0, и очень благодарен за этот вопрос. Итоговый релиз, готовый для ведения учета, программы 1С Зарплата и Управление Персоналом редакция 3.0 вышел в сентябре 2013 года. Эта редакция призвана сменить программу редакции 2.5, которая по-прежнему поддерживается фирмой 1С. Однако разработчики предупреждают о том, что в 2015-2016 годах поддержка редакции 2.5 может быть прекращено. В этой связи я понемногу начну рассматривать новую редакцию и начну с темы предложенной читателем блога (все статьи по 1С ЗУП 3.0).

В этой статье будут затронуты две темы:

• Настройка и осуществление обмена данными между ЗУП и БУХ редакции 3.0;
• Новый формат документа «Отражение зарплаты в регламентированном учете» в 1С ЗУП 3.0.

Читайте также:

• Что переносится и как происходит синхронизация 1С ЗУП 3.0 и 1С Бухгалтерия Предприятия 3.0;
• Серия статей Основные отличия 1С ЗУП 3.0 от ЗУП 2.5;
• Переход на 1С ЗУП 3.0: как правильно подготовить и настроить перенос данных из 1С ЗУП редакция 2.5;

В чем суть изменений в обмене между зарплатой и бухгалтерией в редакции 3.0

В редакции 2.5 обмен данными, как правило, заключался в выгрузке документа «Отражение зарплаты в регламентированном учете», в котором ежемесячно формировались проводки по результатам начисленной зарплаты, рассчитанного НДФЛ и взносов. И этот документ выгружался в 1С Бухгалтерию 2.0. Также имелась возможность выгружать и платежные документы. Выгрузка производилась через файл формата XML. Подробнее об обмене документами между программами 1С ЗУП 2.5 и 1С БУХ 2.0 можно почитать в статье Бухучет зарплаты. Пошаговое описание всех этапов начисления зарплаты в 1С ЗУП.

Суть обмена между этими программами редакции 3.0 изменился. Теперь нет необходимости каждый раз предпринимать действия по выгрузке и загрузке документов, когда это требуется. Достаточно один раз настроить синхронизацию данных между этими программами и установить расписание обмена (например, раз в день или раз в неделю) или запускать синхронизацию, когда это потребуется. Основным же документом для обмена по-прежнему остался «Отражение зарплаты в регламентированном учете», но сам документ претерпел существенные изменения.

Как изменился документ «Отражение зарплаты в регламентированном учете» в 1С ЗУП 3.0

Поскольку основным документом для обмена между бухгалтерией и зарплатой является документ «Отражение зарплаты в регламентированном учете», то было бы неправильно не упомянуть о тех изменениях, которые он претерпел в 1С ЗУП 3.0 по сравнению с редакцией 2.5. А изменения эти довольно существенны и в некотором роде даже спорные, но так решили разработчики 1С и с этим мы ничего поделать не можем.

Раньше в редакции 2.5 этот документ формировал проводки по итогам рассчитанной в указанном месяце зарплаты, а также по итогам рассчитанного НДФЛ и страховых взносов. По правде сказать никаких проводок на самом деле не было, т.е. документ не формировал движений в специализированных регистрах бухгалтерии как это делается в 1С Бухгалтерии, но создавалось полное подобие этого процесса. И что самое главное пользователь программы мог непосредственно влиять на то, как формируются эти проводки и настраивать этот процесс. Подробнее о том как это делается в 1С Зарплата и Управление Предприятием редакции 2.5 можно почитать в статье Бухучет зарплаты. Пошаговое описание всех этапов начисления зарплаты в 1С ЗУП. Затем документ выгружался в 1С Бухгалтерию и создавались те самые проводки, которые мы видели в «зарплате».

Как мне кажется в такой схеме создавалась интересная ситуация. Расчетчик зарплаты, который по смыслу своей работы не должен был бы влезать в формирование проводок именно этим и занимался, поскольку только в зуп’е можно было настроить автоматическое формирование зарплатных проводок. А бухгалтеру, работающему в 1С Бухгалтерии оставалось лишь дождаться готового документа, проверить его и указать зарплатчику на его ошибки, хотя по сути это работа бухгалтера. Это лишь мои догадки и предположения, почему разработчики 1С решили отказаться от такой схемы работы программ и возможно причины совсем другие.

Итак, в 1С ЗУП 3.0 я начислили зарплату трем сотрудникам, при этом был рассчитан НДФЛ и страховые взносы за Январь 2014. В подробности этого я вдаваться не стану, поскольку те, кто работал с редакцией 2.5 на интуитивном уровне наверняка смогут освоить этот процесс. Отмечу особенность редакции 3.0. Расчет страховых взносов осуществляется не в отдельном документе (как это было в редакции 2.5), а прямо в документе «Начисление зарплаты».

По мне так это очень удобно. Увидеть расчет страховых взносов можно на закладке «Взносы» документа «Начисление зарплаты».

Далее необходимо по итогам начислений сформировать проводки. В 1С ЗУП 3.0 для этого также как и в 2.5 используется документ «Отражение зарплаты в регламентированном учете». Найти его можно на закладке «Зарплата» главного меню программы. Создадим новый документ, установим Январь 2014 года и сформируем проводки. Стоит сразу отметить, что привычных проводок как в редакции 2.5 мы не увидим. Это первое важное отличие.

Обратите внимание на то, что поля «Способ отражения» оказались не заполнены. Это справедливо, поскольку я не делал никаких настроек.

Во-первых, можно установить способ отражения для всей организации целиком. Для этого откроем сведения об организации (это можно сделать через пункт главного меню «Предприятие») и на закладке «Учетная политика и другие настройки» выбрать пункт «Бухучет и выплата зарплаты». В открывшемся окне заполнить поле «Способ отражения». Это поле заполняется из справочника способов отражения.

И теперь стоит обратить внимание на сам элемент справочника «Способы отражения зарплаты». Он имеет лишь одно поле «наименование». И это второе важное отличие новой редакции программы.

В чем смысл этого справочника, если его элементы могут иметь лишь наименование пока понять довольно трудно, но скоро всё станет ясно.

Итак, я установил способ отражения зарплаты и налогов для всей организации в целом. Также можно установить отдельно для подразделения, вида расчета и так далее, как это было в редакции 2.5 (подробнее читайте здесь). Теперь вернемся в документ «Отражение зарплаты в регламентированном учете» и перезаполним его.

Поле «способ отражения» табличной части заполнится.

Настройка синхронизации / обмена между ЗУП 3.0 и БУХ 3.0

Теперь нам необходимо настроить синхронизацию / обмен между ЗУП и БУХ, чтобы созданный нами документ появился в бухгалтерии.

Настройка 1С ЗУП 3.0

В 1С ЗУП 3.0 для настройки необходимо зайти в раздел главного меню «Администрирование» и найти пункт «Настройки синхронизации данных». В нем необходимо установить галочку «Синхронизация данных» и заполнить поле «Префикс этой информационной базы» (я написал «ЗУ» для зарплаты).

Далее следует открыть окно настройки синхронизации с помощью ссылки «Синхронизация данных» и кнопки «Настроить синхронизацию данных» в открывшемся окне. В результате откроется окно настройки.

В первом окне необходимо выбрать «Шаг 1. Настроить новую синхронизацию данных». Кстати в этом окне написано какие именно документы будут синхронизированы:

• Ведомости на выплату зарплаты;
• Задепонированная зарплата;
• Получение и выплата займов сотрудниками;
• Отражение зарплаты в регламентированном учете.

Жмем Далее. В следующем окне необходимо выбрать вариант подключения к другой программе (1С Бухгалтерия). Так как обе базы находятся на одном компьютере, то выбираем «Прямое подключение к программе на этом компьютере или в локальной сети» и чуть ниже выберем переключатель «На данном компьютере или на компьютере в локальной сети». Также следует указать каталог информационной базы, с которой осуществляется синхронизация (1С Бухгалтерия). Если Вы точно не знаете, где физически расположены файлы информационной базы, то запустите ярлык 1С и в списке Ваших баз наведите на строчку с нужной базой и внизу окна будет отражен путь к базе.

Именно этот путь необходимо указать в поле «Каталог информационной базы».

Если для входа в базу, с которой настраивается синхронизация требуется вводить имя пользователя и/или пароль, то указываем данные в соответствующих полях. Окончательно этот шаг будет выглядеть так:

Обратите внимание, что в этом окне имеется кнопка «Проверить подключение», чтобы убедиться в правильности настроек.

Жмем «Далее». Программа начнет соединение с другой базой и настройку синхронизации. В результате откроется окно, в котором изменить еще ряд правил выгрузки, нажав на кнопку «Изменить правила выгрузки данных». В этих настройках можно указать по какой организации будет работать именно эта синхронизация.

Жмем «Далее». Будет выведено окно, где подитожены все настройки.

После нажатия кнопки «Далее» у меня произошла ошибка, которая свидетельствовала о том, что в базе, с которой осуществляется обмен, синхронизация запрещена.

Настройка в 1С БУХ 3.0

Для исправления этой ошибки необходимо запустить базу 1С Бухгалтерия предприятия редакции 3.0.1С ЗУП закрывать не надо!! Наша задача включить сервис синхронизации данных. Для этого Для этого откроем раздел программы «Администрирование» и в группе ссылок «Настройки программы» нажмем на «Настройки синхронизации данных». В результате откроется окно, в котором необходимо поставить галочку напротив строчки «Синхронизация данных». Если не смогли найти эту настройку тогда обновите свою программу до последнего релиза или читайте ниже.

В предыдущих версиях Бухгалтерии 3.0 эта настройка была в немного другом виде и находилась в ином месте. Откройте раздел программы «Администрирование» и в группе ссылок «Настройки» щелкните на пункт «Настройки программы».

В открывшемся окне необходимо перейти на закладку «Синхронизация данных» и установить галочку «Использовать синхронизацию данных», а также указать префикс информационной базы из двух символов. Для 1С Бухгалтерия я установил префикс «БУ».

Теперь необходимо вернуться в 1С ЗУП 3.0. И снова нажать «Далее» на том шаге, где мы остановились. В результате мы попадем на следующий шаг, где будет предложено выполнить синхронизацию немедленно.

Жмем «Готово». В результате откроется окно, где сказано, что все данные сопоставлены и нужно убедиться в правильности сопоставления. Так как я делаю синхронизацию первый раз и точно знаю, что в бухгалтерии ещё нет документа «Отражение зарплаты в регламентированном учете» и «Выплата зарплаты», то по сути сопоставлять не с чем и просто будут созданы новые документы.

Жмем «Далее». В следующем окне можно сделать ещё ряд тонких настроек для переноса, но я оставлю всё по-умолчанию.

Жмем «Далее» и наконец начнется процесс передачи данных в 1С Бухгалтерию 3.0. По окончании откроется окно, где сообщается об успешной отправке и получении данных, а также настроить расписание автоматического обмена, но об этом позже. Жмем «Готово».

Перейдем теперь в программу 1С Бухгалтерия 3.0. Обратите внимание, что в бухгалтерии ничего настраивать для синхронизации не надо, потому что это делается автоматически при настройке обмена в зарплате, ну и соответственно наоборот, если бы мы начинали настройку в бухгалтерии. Итак, мы перешли в бухгалтерию. Убедимся, что был создан документ «Отражение зарплаты в регламентированном учете»и документ выплаты зарплаты в 1С Бухгалтерии он называется «Ведомости на выплату зарплаты».

Собственно синхронизацию / обмен можно считать состоявшимся. Кстати обратите внимание, что для обмена с редакцией 2.5 создается физически другой документ «Отражение зарплаты в учете (для обмена в формате ЗУП, ред. 2.5)».

Теперь давайте посмотрим повнимательнее на документ «Отражение зарплаты в регламентированном учете», а точнее на связанный с ним справочник «Способ отражения зарплаты в бухгалтерском учете». Напомню, что в ЗУП 3.0 элемент этого справочника имеет лишь одно поле – «Наименование». А вот уже в БУХ 3.0 можно указать счет на котором будут отражаться затраты по оплате труда и аналитику.

Обратите внимание, что до обмена в этом справочнике в БУХ 3.0 не было ни одного элемента, после синхронизации появился новый элемент, для которого теперь надо указать счет затрат.

После выбора счета затрат надо обязательно перепровести документ отражения, чтобы сформировались проводки.

В заключении скажу ещё пару слов про синхронизацию. Обратите внимание, что обмен двусторонний. Если вы например, создадите в бухгалтерии новый способ отражения и выберете его в перенесенном из зуп документе, то при следующей синхронизации эти изменения произойдут и в зуп.

Также можно настроить расписание синхронизации / обмена. Например раз в неделю или раз в день.

На сегодня всё. В следующей статье я расскажу ещё более подробно о том, что переносится и как происходит синхронизация, посмотрим некоторые особенности и разберем основные ошибки при синхронизации программ. Ещё раз спасибо за предложение осветить эту тему (эта статья уже доступна здесь).

Если у Вас есть пожелания по новым интересным темам, можете предлагать их в группах в социальных сетях: во вконтакте и на одноклассниках.

До новых встреч на страницах блога zup1c.

Чтобы узнать первыми о новых публикациях вступайте в группы в социальных сетях, где все материалы также регулярно публикуются:

• Telegram-канал zup1c.ru;
• Вконтакте;
• YouTube канал.